از مدیریت پروژه چه میدانید؟

مقدمه
مدیریت پروژه در جهان ریشه در زمان‌های بسیار دور دارد؛ زمانی که انسان بناهای عظیمی چون تخت جمشید، دیوار چین، اهرام ثلاثه مصر و… را بنا نهاد. اما نگاه امروزی به پروژه‌ها و مدیریت آن‌ به‌شکلی نوین در خلال جنگ جهانی اول به‌همّت یک عضو ارشد نیروی دریایی ایالات متحده آمریکا پدید آمد. هنری گانت که با روش‌های ابداعی خود برای بررسی پیشرفت پروژه کشتی‌سازی نیروی دریایی ایالات متحده روشی نوین در مدیریت پروژه‌ها را بنیان نهاد. بسیاری از تکنیک‌های امروزی مورد استفاده در مدیریت پروژه‌ها مدیون خوش‌فکری و نگاه نوین هنری گانت به برنامه‌ریزی و کنترل پروژه است.

bigstock-project-management-78235010-950x675


پروژه چیست؟

پروژه، مجموعه فعالیت‌هایی است که توسط فرد، گروه، تیم یا سازمانی انجام می‌شود تا محصول یا خدمتی منحصر‌به‌فرد را ایجاد کند. منحصر به فرد بودن تولید یک خدمت یا محصول، به تنهایی موجب نمی‌شود تا کاری را به عنوان یک پروژه در نظر بگیریم. عوامل دیگری که در کنار منحصر به فرد بودن محصول یا خدمت ایجاد شده دخالت دارند تا به آن مجموعه فعالیت یک پروژه بگوییم. این عوامل عبارتند از: محدود بودن منابعی چون زمان، هزینه، نیروی انسانی و تجهیزات، مشخص بودن محدوده و اهداف اصلی و سطح کیفی مورد انتظار از تولید محصول یا خدمت.
عوامل موفقیت پروژه
می‌توان گفت در هر پروژه‌ای همواره چهار عامل کلیدی زمان، منابع، کیفیت، اهداف و محدوده پروژه از اجزای جداناپذیر فرایند تولید یک محصول / خدمت منحصربه‌فرد محسوب می‌شوند و در نتیجه در فرایند ایجاد یک کسب‌وکار جدید نیز برای تولید یک محصول / خدمت نوآورانه، نیازمند توجه به این چهار عامل کلیدی هستیم. بسیاری از شکست‌های استارت‌آپ‌ها ریشه در همین عدم توجه به عوامل کلیدی موفقیت در فرایند مدیریت پروژه‌ی تولید محصول / خدمت دارد.

 

مدیریت پروژه چیست؟
مدیریت پروژه به صورت آکادمیک از اوایل سال‌هایی که نگاه نوین و امروزی به پروژه‌ها پدید آمد شکل گرفت. در علم مدیریت پروژه، هدف، هدایت تیم پروژه برای دستیابی به محصول یا خدمتی است که با محدودیت‌های موجود در پروژه‌ها مطابقت داشته و همواره اجرایی بودن و توجیه‌پذیری آن تحت کنترل باشد. بنابراین مدیریت پروژه عبارت است از استفاده از مجموعه‌ی دانش‌ها، ابزارها و تکنیک‌هایی که سبب موفقیت در پیش‌برد یک پروژه می‌شوند.
مدیر پروژه، مالک پروژه، مجری پروژه و سایر ذی‌نفعان پروژه با بهره‌گیری از مفاهیم و ابزارهای مدیریت پروژه می‌‌توانند از دستیابی به زبانی واحد در بیان انتظارات و اهداف و محدودیت‌ها و استانداردسازی و پیشبرد پروژه مطابق آن‌ها اطمینان حاصل نمایند.
ابزار اصلی مدیریت پروژه، “فرایندهای مدیریت پروژه” هستند. فرایند عبارت است از: “مجموعه‌ای از مراحل، فعالیت‌ها و وظایف هدفمند و به هم مرتبط که با استفاده از زیرساخت‌ها و روش‌های خاص و ضمن مصرف منابع تعریف شده یک یا چند ورودی را به یک چند خروجی هدفمند تبدیل می‌کند.” مدیریت پروژه شامل چهار فرایند اصلی: شروع، برنامه‌ریزی، اجرا، نظارت و کنترل و بستن پروژه است.
مدیریت پروژه دارای استانداردهای متعددی است که به تعریف فرایندها، ابزارها و روش‌های استاندارد و مبتنی بر بهترین تجارب مدیریت پروژه می‌پردازند. مهم‌ترین استانداردهای مدیریت پروژه در جهان عبارتند از: بدنه‌ی دانش مدیریت پروژه (PMBOK)، پرینس 2 (Prince 2) و پراجکت پلاس (Project+).
مدیر پروژه
مدیر پروژه مسئول اصلی مدیریت پروژه است. وظایف مدیر پروژه عبارتند از:
تشخیص نیازها؛
مشخص کردن اهداف دست‌یافتنی و واضح و مدیریت فعالیت‌ها دست‌یابی به آن‌ها؛
ایجاد تعادل میان منابع در دسترس و نیازهای موجود در پروژه (شامل چهار عامل: کیفیت، دامنه، زمان و هزینه)؛
ایجاد تطابق و وحدت رویه میان ویژگی‌های طرح‌ها، برنامه‌ها و روش‌های اجرایی پروژه با علایق وانتظارات ذی‌نفعان پروژه.
مدیر پروژه وظایف خود را براساس طرح و نقشه‌ای مشخص به نام “برنامه‌ی مدیریت پروژه” انجام می‌دهد.
برنامه‌ی مدیریت پروژه
برنامه‌ی مدیریت پروژه عبارت است از سندی مکتوب و منسجم که با هدف یکسان‌سازی اهداف و انتظارات و مسئولیت‌های ذی‌نفعان پروژه و هم‌چنین ایجاد وحدت رویه و یکپارچه‌سازی و هماهنگ نمودن فعالیت‌های پروژه توسط مدیریت پروژه می‌شود. برنامه‌ی مدیریت پروژه دارای بخش‌هایی چون: مدیریت محدوده (شامل: ساختار شکست فعالیت‌های پروژه)، مدیریت زمان، مدیریت کیفیت، مدیریت منابع انسانی، مدیریت ارتباطات پروژه، مدیریت و کنترل اسناد و مدیریت ریسک است. در برنامه‌ی مدیریت پروژه فعالیت‌های پروژه، زمان اجرای آن‌ها، خروجی‌ها و متولیان اجرا مشخص می‌شوند تا سپس در طول زمان اجرای پروژه مدیر پروژه بتواند آن‌ها را کنترل کند.
کنترل پروژه
مدیر پروژه بعد از تدوین برنامه‌ی پروژه برای نگهداشتن پروژه در مسیر دستیابی به اهداف خود ـ با رعایت انتظارات و محدودیت‌های مشخص شده و ایجاد تعادل قابل قبول میان چهار عامل: دامنه، هزینه، زمان و کیفیت ـ از فرایند کنترل پروژه کمک می‌گیرد. فرایند کنترل پروژه دارای ابزارها و تکنیک‌های خاص خود است و هدف اصلی آن، اجرای کامل و دقیق برنامه‌ی تدوین‌شده برای مدیریت پروژه است. فرایند کنترل پروژه به‌گونه‌ای طراحی و اجرا می‌شود که در هنگام خروج مسیر پروژه از چارچوب برنامه‌ی مدیریت پروژه، بتوان با تشخیص علت این انحراف از برنامه، در کوتاه‌ترین زمان و با کم‌ترین هزینه پروژه را به مسیر صحیح خود بازگرداند.
مدیریت چابک پروژه‌
در سال‌های اخیر مفهوم “مدیریت چابک پروژه‌ها” در برابر روش‌های سنتی مدیریت پروژه ـ به‌ویژه در حوزه‌ی مهندسی نرم‌افزار قد علم کرده است. در روش‌های سنتی مدیریت پروژه، برای تولید محصول نهایی مجموعه‌ای از فعالیت‌ها به‌صورت خطی پشت سر هم انجام می‌شد. نتیجه در بسیاری از موارد نقص محصول پروژه یا عدم دستیابی به اهداف پروژه بود. رویکرد “چابک” ـ که کاربرد اصلی آن در پروژه‌های حوزه‌ی فاوا به‌ویژه استارت‌آپ‌ها است ـ تلاش می‌شود با ساختن یک نمونه‌ی اولیه از محصول نهایی (پروتوتایپ) و به‌دست آوردن دیدگاهی کلی نسبت به محصول و فرایند پروژه، با تکرار فرایندهای اجرای پروژه در قالب حلقه‌ای که در آن در هر تکرار جزئیات بیش‌تری از محصول طراحی و تولید می‌شود، سرانجام در تکرارِ آخر، محصول نهایی پروژه تولید شود. برای این منظور می‌توان از چارچوب اسکرام بهره گرفت.

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *